Wir sind die EB Essentialbag GmbH aus Ingelheim am Rhein: smarte Alltagsbegleiter wie Portemonnaies mit Tracker-Funktion, Schlüssel-Tracker und Sling Bags. Rund 300.000 Bestellungen und über 3.500 Trustpilot-Bewertungen später wachsen wir weiter – und suchen Menschen, die mitziehen.

Aktuell offen: Personal Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Teilzeit

Du organisierst gern, magst Menschen und nutzt ChatGPT oder Claude jeden Tag? Dann werde die rechte Hand unseres Gründers Marvin.

Auf einen Blick

  • Teilzeit, 20–25 Stunden pro Woche, unbefristet – langfristig ist eine Aufstockung bis Vollzeit möglich, wenn die Aufgaben wachsen
  • Ab 20 € pro Stunde, je nach Erfahrung (20.800–26.000 € brutto im Jahr bei 20 € und 20–25 Stunden)
  • Wohnort in der Region Ingelheim, Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt – Voraussetzung
  • 1 fester Tag pro Woche vor Ort in Ingelheim am Rhein, weitere Vor-Ort-Termine nach Absprache mit Vorlauf (z. B. Pakete, Post, Termine) – sonst remote
  • Start ab sofort oder nach Absprache

Worum es geht

Bei dieser Rolle stehen Menschen im Mittelpunkt: unser Team, Geschäftspartner, Lieferanten und Marvins Netzwerk. Damit dafür Zeit bleibt, arbeitest du mit KI – die Routine erledigen unsere KI-Assistenten, den persönlichen Kontakt übernimmst du. Etwa 70 % deiner Zeit fließen ins Business, etwa 30 % in Marvins private Organisation, zum Beispiel Reisen, Termine, Pakete oder die Abstimmung mit der Haushaltshilfe. Die Rolle ist eine echte Vertrauensposition: Diskretion und Verlässlichkeit sind uns wichtiger als alles andere.

Deine Aufgaben

  • Erste Ansprechperson für Anfragen an Marvin: Termine vereinbaren, vorbereiten, nachfassen
  • Kalender führen, E-Mail, Slack und WhatsApp im Blick behalten, Anrufe annehmen
  • Marvins Netzwerk pflegen: Geburtstage, Anlässe, Grüße und Geschenke mit persönlicher Note
  • Team-Events, Austausch-Dinner und Reisen organisieren – auch Lieferantenbesuche und Messen
  • Vor Ort in Ingelheim Pakete und Post annehmen und Retouren bearbeiten
  • Admin: Rechnungen, Belege, Fristen- und Vertragskalender, Tool-Zugänge
  • Mit unseren KI-Assistenten arbeiten, ihre Ergebnisse prüfen und sie besser machen
  • Gelegentlich: Fotos und Videos für Social Media, Begleitung neuer Stellenbesetzungen, private Termine und Verträge
  • Wenn es mal kurzfristig wird, bist du nach Absprache ab und zu auch am Wochenende kurz erreichbar – das zählt als Arbeitszeit und wird in der Folgewoche ausgeglichen

Das bringst du mit

  • Wohnort in der Region Ingelheim, Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt, Ingelheim am Rhein gut erreichbar
  • Mindestens 1 Jahr Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle
  • Du magst Menschen: herzlich, verbindlich und souverän am Telefon wie im persönlichen Gespräch
  • Du arbeitest täglich mit ChatGPT oder Claude – und weißt, wann eine persönliche Nachricht besser ist
  • Strukturiert, absolut zuverlässig und diskret
  • Fließendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

Pluspunkte

  • Du hast schon etwas mit KI automatisiert (z. B. Custom GPTs, Claude Projects, Zapier oder n8n)
  • Führerschein Klasse B
  • Erfahrung mit Notion, Slack und Google Workspace
  • Erste Erfahrung im Recruiting

Das bieten wir

  • Direkter Draht zum Gründer: kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Gestaltungsspielraum
  • Unbefristeter Vertrag, 6 Monate Probezeit, Aufstockung bis Vollzeit möglich
  • 20 Urlaubstage (bezogen auf eine 5-Tage-Woche, bei weniger Arbeitstagen anteilig)
  • Auf Wunsch verteilst du deine Stunden auf 4 Tage
  • Wellpass, Zuschuss zum Deutschlandticket, jährliches KI-Weiterbildungsbudget, Geburtstag frei
  • Laptop und – wo sinnvoll – Diensthandy, Nettolohnoptimierung, unsere Produkte gratis
  • Zugang zu Claude und unseren KI-Assistenten vom ersten Tag an
  • Regelmäßige Team-Events und 30 Tage strukturierte Einarbeitung

So läuft die Bewerbung

  • Schick uns deinen Lebenslauf – ein Anschreiben brauchst du nicht
  • Wir melden uns in der Regel innerhalb von zwei Werktagen
  • In ein paar kurzen Nachrichten lernen wir uns kennen, inklusive kurzem Vorstellungsvideo (ca. 1 Minute, gern einfach mit dem Handy)
  • Danach folgt ein Video-Call mit Marvin (30 Minuten) und zum Abschluss ein bezahlter Probetag in Ingelheim

Jetzt bewerben: Zur Stellenanzeige auf Indeed – Lebenslauf hochladen und die kurze Frage zum Arbeitsort beantworten, das dauert zwei Minuten.

Initiativbewerbung

Gerade keine passende Stelle dabei? Wenn du Lust auf E-Commerce und ein kleines, schnelles Team hast, schick uns gern eine kurze Nachricht mit Lebenslauf an support@essentialbag.de.

Vielen Dank für dein Interesse!